חלוקת כרטיסים למופעים בהיכל התרבות עפ"י ועדת תבחינים |
|
שם הוראה: חלוקת כרטיסים למופעים בהיכל התרבות עפ"י ועדת תבחינים מס` ההוראה: 5.5.09.12 עדכון מס`: 2 תאריך הוראה קודם: 14.10.24 תאריך עדכון: 27.10.24 דף מס`: 1 מתוך: 14 1 . מטרת ההוראה 1.1 . רקע - בהתאם לנוהל חלוקת כרטיסים על ידי רשויות מקומיות ותאגידים עירוניים חוזר המנכ"ל הכללי 5/2013 מסדירים העירייה ותאגידיה העירוניים את אופן הקצאתם וחלוקתם של כרטיסי הזמנה לאירועים הנערכים בנכסים המנוהלים על ידם על בסיס שוויוני וענייני ובשקיפות הנדרשת . 1.2 . כללי- העירייה ותאגידיה מתקשרים עם מפיקים שונים לקיום אירועים והם רשאים לדרוש במסגרת הסכם ההתקשרות עם מפיק אירוע, כי מספר מושבים באולם יישמר לשימושם של הרשות או התאגיד העירוני וכי כרטיסים לשימוש במקומות אלה יימסרו לרשות או לתאגיד העירוני, ללא תשלום מצידם . יתכן אף מצב שבו יתקבלו כרטיסים גם ללא דרישה. בנוסף העירייה ותאגידיה מפיקים אירועים שונים. באירועים אלה תתכן הקצאת כרטיסים מראש או כרטיסים שלא נמכרו )על בסיס מקום פנוי(. העירייה ותאגידיה יפעלו בכל הנוגע לחלוקת כרטיסים על פי נוהל זה . 1.3 . מטרת הנוהל - הינה להסדיר את תהליך חלוקת כרטיסים על ידי עיריית נתניה ותאגידיה לציבור הלקוחות. הנוהל אינו מתייחס להנחות ממחיר כרטיסים )גם לא הנחות לפי חוק(, לכרטיסים חלופיים לכרטיסים שנרכשו ולכרטיסים שהאמרגנים או המפיקים החיצוניים שומרים לעצמם לחלוקה מטעמם אלא לחלוקת כרטיסים עודפים או שהוקצו על ידי אמרגנים מטעם העירייה ו/או תאגידיה ו/או עבור העירייה. חלוקה זו צריכה להיות באופן שוויוני ועל פי קריטריונים ברורים ושקופים. 2 . הגדרות 2.1 . א.מ.ל 3. תוכן ההוראה 3.1 . הקצאת כרטיסי הזמנה – תנאים 3.1.1 . העירייה ותאגידיה , רשאים להקצות כרטיסי הזמנה אך ורק בהתקיים אחד מהתנאים הבאים : 3.1.2 . ההקצאה מיועדת לעובדי העירייה או התאגיד , שנוכחותם באירוע נדרשת עקב תפקידם ומהווה חלק מביצוע אותו תפקיד . 3.1.3 . ההקצאה מיועדת לגורמי חירום )מד " א , כיבוי אש וכיוצ " ב(, שנוכחותם באירוע חיונית לצורך קיומו, בהתאם לדרישתם של גורמים אלה . 3.1.4 . ההקצאה מיועדת לאנשי תקשורת ועיתונות ולמשרדים העוסקים ביחסי ציבור, לצורך קידום שיווקו של המקום שבו נערכים האירועים, או ללקוחות פוטנציאליים, לצורך קידום השכרתו של הנכס לשם קיום אירועים, השכרת שטחי פרסום או השכרת שטחי מסחר בתחומי הנכס הספציפי . 3.1.5 . ההקצאה מיועדת לקבוצות אוכלוסייה שיש הצדקה לתמוך בהן על רקע חברתי, באמצעות חלוקה של כרטיסי הזמנה . 3.2 . ועדה מקצועית 3.2.1 . לצורך הטיפול בהקצאת כרטיסי הזמנה הוקמה ועדה מקצועית, אשר תפעל בהתאם להוראות הנוהל. הועדה כוללת לפי חוזר המנכ"ל הכללי 5/2013 את מנכ"ל העירייה גזבר ויועץ משפטי או מי מטעמם. 3.2.2 . חברי הוועדה שמונו הם: 3.2.2.1 . סמנכ"ל וראש המינהל הכללי – יו"ר הוועדה 3.2.2.2 . עוזרת בכירה למנכ"ל- רכזת וחברת הוועדה 3.2.2.3 . מנהלת אגף גזברות ומ"מ הגזבר 3.2.2.4 . מנכ"לי התאגידים העירוניים ואגפי העירייה בהתאמה לחלוקת הכרטיסים המסוימת. 3.2.2.5 . סגנית היועמ"ש- יועצת משפטית לוועדה. 3.2.3 . התבחינים המפורטים בנוהל זה נקבעו בשיתוף עם מנכ"לי התאגידים העירוניים. 3.2.4 . תבחיני תמיכה לאוכלוסיות שיש הצדקה לתמוך בהן על רקע חברתי, נקבעים בשיתוף מנהל החינוך והרווחה בעירייה . 3.2.5 . הוועדה המקצועית תעסוק בקביעת המכסה של כרטיסי הזמנה ותבחיני החלוקה. 3.2.6 . הוועדה תקבל דיווח על חלוקתם בפועל של כרטיסים ותבחן שהחלוקה בוצעה בהתאם לכללים שנקבעו. 3.2.7 . הוועדה המקצועית תנהל פרוטוקולים של ישיבותיה. 3.3 . תבחינים וחלוקת כרטיסים: 3.3.1 . קביעת כרטיסי ההזמנה שידרשו במסגרת התקשרות עם מפיק יקבעו בהתאם לתנאי ההתקשרות שיקבעו בין הצדדים. דיווח יועבר לוועדה המקצועית בהתאם לנספחים 6-1 . 3.3.2 . הקצאת כרטיסים לעובדי העיריה או התאגיד תהיה לבעלי תפקידים שנוכחותם באירוע חיונית כחלק ממילוי תפקידם. רשימת בעלי התפקידים תאושר על ידי מנכ"ל התאגיד ו/או העירייה בהתאמה. דיווח יועבר לוועדה המקצועית )ראה נספח מס` 4 (. )אין להקצות כרטיס לבן זוג(. 3.3.3 . הקצאת כרטיסים לגורמי חירום ככל שתידרש, מד"א כיבוי אש וכיוצא באלה, תהיה בהתאם לדרישת גורמי החירום. דיווח יועבר לוועדה המקצועית )ראה נספח מס` 3 (. )ככל שגורמים אלה נמצאים באירוע ללא הקצאת כרטיס יצוין בנפרד שכן אין חובת דיווח(. 3.3.4 . הקצאת כרטיסים לגורמי תקשורת וגורמים עסקיים לשם שיווק שטחים, השכרה, קיום אירועים וכדומה וכן לשם קידום השיווק ויחסי ציבור, תתאפשר בהתאם לחוות דעת גורם המקצוע האחראי על נושא השיווק בעירייה ו/או בתאגיד לגבי הצורך הספציפי. דיווח יועבר לוועדה המקצועית בהתאם לנספח מס` 2 . 3.3.5 . הקצאת כרטיסים לאוכלוסייה נתמכת שיש הצדקה לתמוך בהן על רקע חברתי אינה חובה מבחינה חוקית וככל שהיא מתרחשת היא תתאפשר אך ורק בהתאם לתבחינים (ראה נספח מספר 6 - תבחיני הקצאת כרטיסים לאוכלוסייה נתמכת על רקע חברתי) 3.3.6 . תבחיני התמיכה לאוכלוסייה נתמכת יפורסמו באתר האינטרנט של העירייה או של התאגיד העירוני . על הגורמים הרלוונטיים לפעול בהתאם לתבחינים אלה באופן שוויוני. 3.3.7 . בקשות קבלת כרטיסי הזמנה על פי התבחינים, יוגשו על ידי עמותות או גופים אחרים , הפועלים שלא למטרות רווח ועוסקים בענייניה של קבוצת האוכלוסייה הזכאית לקבל כרטיסי הזמנה בהתאם לתבחינים שנקבעו , או על ידי אנשים פרטיים המשתייכים לאותה קבוצת אוכלוסייה ועומדים בתבחינים שנקבעו . 3.3.8 . אושרה בקשה תועבר רשימת שמות האנשים שעבורם מבוקשים כרטיסי ההזמנה, בהתאם למכסה שאושרה כולל פירוט לגבי עמידתו של כל אחד ואחד מן האנשים המופיעים בה בתבחינים שנקבעו. הבקשה והרשימה ייחתמו בידי הפונה )גוף או גורם פרטי לפי העניין(. 3.3.9 . העירייה באמצעות גורמי העירייה הרלוונטיים, או התאגיד יהיו רשאים למסור את כרטיסי ההזמנה לידי הגוף, או במישרין לידיהם של האנשים ששמותיהם נכללים ברשימה. 3.3.10 . באחריות הגורם שמוסר את הכרטיסים לערוך רישום פרטני של התושבים שקיבלו כרטיסים ולהעביר הדיווח לוועדה המקצועית אחת לחצי שנה. )ראה נספח מספר 1 - טופס דיווח חלוקת כרטיסים לאירוע לאוכלוסייה( הדיווח יועבר בצורה מרוכזת למזכירת הועדה באמצעות הדוא"ל 3.4 . דיווח ובקרה 3.4.1 . הוועדה המקצועית תמסור מידי חציון למועצת העירייה או לדירקטוריון התאגיד העירוני , לפי העניין, דו " ח בעניין הקצאת כרטיסי ההזמנה, בהתאם לנתונים שיועברו אליה מגורמי העירייה והתאגידים העירוניים. הדו " ח יתייחס לרכיבים הבאים : מספר כרטיסי הזמנה שהוקצו לכל אירוע, בהתאם לסוג המטרות ושמותיהם של מקבלי כרטיסי ההזמנה בכל קבוצה . ככל שהדו"ח יימסר למועצת העירייה הוא יועלה כדיווח על סדר היום או באופן אחר שיומלץ. 3.4.2 . לעניין כרטיסים שחולקו לאוכלוסייה נתמכת , יצוינו מספרם של מקבלי כרטיסי ההזמנה , בלא ציון שמותיהם, וכן שמות העמותות או הגופים שבהתאם לבקשותיהם הוקצו כרטיסי ההזמנה לחלוקה בהתאם לתבחינים . בהתייחס לעמותות או גופים כאמור שנמסרו לידיהם כרטיסי הזמנה, תפרט הוועדה המקצועית את אמצעי הבקרה שננקטו על מנת להבטיח את חלוקת כרטיסי ההזמנה לזכאים לקבלם, בהתאם לתבחינים שאושרו. 3.4.3 . מידי חציון יפורסם באתר האינטרנט של העירייה )באחריות מרכזת הועדה( או התאגיד העירוני)באחריות מנכ"ל כל תאגיד( פירוט של מספר כרטיסי ההזמנה שהוקצו לכל אירוע, שמותיהם של עובדי העירייה או התאגיד שקיבלו כרטיסי ההזמנה ושמות העמותות או הגופים שבהתאם לבקשותיהם הוקצו כרטיסי ההזמנה לחלוקה בהתאם לתבחינים . 3.4.4 . חברי מועצת העירייה וחברי דירקטוריון התאגיד מלבד ראש העירייה, לא יהיו זכאים לקבלת כרטיסי הזמנה שהוקצו במסגרת התקשרות עם מפיקי אירועים, למעט אירועים הנערכים בזיקה מובהקת לעירייה או לתאגיד, כגון אירוע לציון יובל לייסוד העיר, אירועים הנערכים על ידי גופים האמנותיים השייכים לעירייה ולתאגידיה שמטרתם חינוך ועידוד היצירה המקומית וכיו"ב. דיווח יועבר לוועדה המקצועית בהתאם לנספח 5 . 3.5 . דיווח לרשויות המס 3.5.1 . העירייה או התאגיד העירוני, לפי העניין, ידווחו לרשויות המס על הקצאת כרטיסי הזמנה לפי כל דין . 3.5.2 . זכאות לפטור מהמתנה בתור . 3.5.3 . שירות שניתן לפי תור הנוצר במקום באופן ספונטני וללא תיאום מראש. 3.5.4 . שירות שניתן לתאם אליו תור מראש באמצעים נגישים, יש לתאם מראש את מועד קבלת השירות ונותן השירות צריך לספק את השירות הסמוך לשעה שנקבעה , גם אם נוצר עיכוב בתור. מתאים גם למקרים שתואם מועד קבלת השירות מראש. 4.8.1 פטור מתשלום עבור מלווה בכניסה למקומות ציבוריים מסוימים. 4.8.1.1 הפטור נועד לתת מענה לאנשים עם מוגבלות שזקוקים למלווה על מנת לצרוך שירות. 4.8.1.2 הפטור ניתן כאשר הכניסה למקום ציבורי מסוים כרוכה בתשלום אישי )אינדיבידואלי(. כרטיס כניסה למוזיאון, או לפארק לאומי ולא למושב בקולנוע או בתיאטרון. 4 . אחריות ביצוע 4.1 . מנכ"ל העירייה 4.2 . סמנכ"ל וראש המינהל הכללי 4.3 . עוזרת בכירה למנכ"ל – רכזת וחברת הוועדה 4.4 . מנהל אגף תאגידים 4.5 . מנהלי תאגידים עירוניים 4.6 . גזבר העירייה 4.7 . מנהלת אגף גזברות 4.8 . מנהלת האגף לאיכות ולתכנון אסטרטגי 4.9 . מנכ"ל היכל התרבות 4.10 . השירות המשפטי 4.11 . ראשי מנהלים ומנהלי אגפים 5 . מסמכים ישימים 5.1 . א.מ.ל 6 . נספחים 6.1 . נספח מס` 1 - טופס דיווח חלוקת כרטיסים לאירוע לאוכלוסייה 6.2 . נספח מס` 2 - טופס דיווח חלוקת כרטיסים לאירוע לגורמי שיווק ותקשורת 6.3 . נספח מס` 3 - טופס דיווח חלוקת כרטיסים לאירוע לגורמי חירום 6.4 . נספח מס` 4 - טופס דיווח חלוקת כרטיסים לאירוע לבעלי פקידים שנוכחות באירוע חיונית כחלק ממילוי תפקידם. 6.5 . נספח מס` 5 - טופס דיווח חלוקת כרטיסים לאירוע לאורחי כבוד, אירועים בזיקה מובהקת לעירייה. 6.6 . נספח מס` 6 - תבחיני הקצאת כרטיסים לאוכלוסייה נתמכת על רקע חברתי . כותב ההוראה: אילנה לונגו תפקיד: מנהלת האגף לאיכות ולתכנון אסטרטגי מאשר ההוראה: יורם כהן תפקיד: מנכ"ל העירייה |
||